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Conditions générales

1. Définitions

1.1 Aux fins des présentes Conditions générales, les termes énumérés ci-dessous sont définis comme suit:

  • «Conditions générales» désigne les présentes Conditions générales.

  • «Conditions particulières» désigne les Conditions qui concernent spécifiquement un type

    de Services.

  • «Services» désigne les services précisés dans les Conditions particulières et réalisés par

    Oxygis en exécution de l’Accord, y compris, mais sans y être limités, les Logiciels, la Documentation, les projets, les études, les Rapports, les documents préparatoires («Résultats») développés pour le Client. La livraison de Produits par Oxygis est considérée comme un Service.

  • Par “Oxygis », nous comprendrons Oxygis Partners SRL dont le siège social est établi à Les Croisettes 4, 6812 Suxy et dont le numéro de TVA est le BE 0872.350.989.

  • «Client» désigne la personne morale qui passe la commande.

  • « Utilisateur » désigne toute personne faisant usage de nos services ou produits.

  • «Accord» désigne selon le cas (i) l’offre acceptée par le Client, (ii) l’Accord conclu entre

    Oxygis et le Client, ou (iii) tout autre accord écrit conclu entre Oxygis et le Client au sujet de la fourniture de Services et/ou de Produits. L’Accord est composé, le cas échéant, des documents suivants en ordre décroissant d’importance: 1° l’offre, 2° les Conditions particulières, 3° ces Conditions générales, 4° la commande, et 5° l’appel d’offres ou le cahier des charges, chacun incluant leurs éventuelles annexes.

  • «Produits» désigne les Produits de Oxygis ainsi que de Produits de Tiers, incorporés ou non.

  • « Produits de Tiers » désigne les services de distributeurs pour lesquelles Oxygis agit en tant que revendeur.

  • «Informations confidentielles» désigne le contenu de l’Accord, ainsi que des documents et informations (y compris, mais sans y être limité, les offres, les rapports, les Résultats, les Logiciels…) reçus de l’autre Partie à l’occasion de l’exécution de l’Accord.

2. Domaine d'application

2.1 Les présentes Conditions générales, éventuellement complétées par des Conditions particulières, s’appliquent à tous les Services/Produits, actuels et futurs, livrés par Oxygis pour le Client. Elles sont réputées être admises par les clients et les utilisateurs. Si des documents du Client tels que le cahier des charges, l’appel d’offres, la commande ou d’autres documents, font référence à des conditions différentes, celles-ci sont, dans leur intégralité, inapplicables aux Services/Produits. Si la législation relative aux marchés publics est applicable dans la relation entre Oxygis et le Client, ces Conditions générales, éventuellement complétées par des Conditions particulières, seront applicables de manière supplétive dans la mesure ou ceci est admis par la législation relative aux marchés publics.

3. Offre

3.1  L’offre est basée sur les données de l’appel d’offres, du cahier des charges ou de tout autre document émanant du Client dans lequel les Services/Produits sont décrits. Ces données sont considérées comme exactes et complètes. Le Client décharge Oxygis de toute obligation de recherche ou d’information à ce sujet. Toutes les conséquences des éventuelles erreurs ou lacunes dans l’appel d’offres, le cahier des charges ou tout autre document émanant du Client seront supportées par ce dernier, qui en décharge Oxygis.

3.2  L’offre ne demeure valable que pendant un délai d’acceptation de trente (30) jours calendaires à compter de la date de l’offre. Après l’expiration du délai d’acceptation, Oxygis n’est pas liée par une éventuelle acceptation de l’offre par le Client. Si Oxygis commence, à la demande ou avec le consentement du Client, la fourniture des Services/Produits avant que le Client accepte l’offre, l’exécution de l’Accord constitue alors une acceptation tacite de l’offre par le Client.

3.3  Sous réserve de l’acceptation tacite prévue par l’article 3.2 des présentes Conditions générales, le Client doit accepter l’offre par écrit, en passant une commande ou la signature de l’offre. Si la commande s’écarte de l’offre, Oxygis n’est pas liée par cette dernière et l’Accord n’est pas conclu, à moins que Oxygis accepte la commande expressément et par écrit.

4. Entrée en vigueur

4.1  L’Accord entre en vigueur conformément aux dispositions de l’article 3.3 ci-dessus.

4.2  Si l’Accord ne prévoit aucune date effective pour la fourniture des Services/Produits, Oxygis fixe cette date et en informe le Client par écrit.

5. Modification des conditions de l'accord

5.1  Les modifications apportées à l’Accord à la demande de l’une des Parties ne lient les Parties que si elles ont été convenues dans un écrit signé par les deux Parties.

5.2  Les travaux supplémentaires qui résultent d’éventuelles erreurs ou lacunes dans l’appel d’offres, le cahier des charges ou tout autre document émanant du Client doivent être intégralement payés par le Client.

6. Droits et obligations des parties

6.1 Le Client doit apporter à Oxygis tout le support nécessaire à la bonne exécution du présent Accord. Ce support comprend, notamment, que Oxygis dispose: (i) des fichiers, documents ou autres informations pertinentes pour la fourniture des Services/Produits au début de la prestation qui doivent satisfaire aux normes de qualité comme décrites dans l’offre de Oxygis ou le cahier des charges ; (ii) de l’accès physique aux locaux du Client dans lesquels Oxygis doit livrer les Services/Produits, en la présence permanente d’un représentant du Client, ainsi qu’un accès (sécurisé) à distance aux environnements cloud, aux servers, VPN et applications si nécessaire pour la préparation, livraison, etc. des Produits et/ou Services; (iii) de locaux équipés de tous les moyens de communication (téléphone, internet…); (iv) de l’autorisation de procéder à toutes les opérations, par tous les moyens nécessaires ou utiles, destinées à préparer et exécuter les obligations que lui impose le présent Accord sans devoir consulter le Client au préalable; et (v) d’une Personne de contact, ou d’un nombre limité de telles personnes, pour toutes les questions techniques, administratives et autres liées aux Services/Produits.

6.2  Le Client reconnaît et accepte que le fait de ne pas fournir un tel support, les informations ou l’accès à Oxygis peut affecter la fourniture des Services/Produits. Oxygis ne sera pas tenue pour responsable des retards de livraison ou des défauts des Services/Produits lorsque ceux- ci sont imputables au Client ou à un tiers.

6.3  Le Client est responsable de l’obtention et du maintien, à ses propres frais, de toute licence, enregistrement, permis ou autorisation requis pour l’exécution des obligations que lui impose le présent Accord.

6.4  Le Client est responsable de la perte ou des dommages causés aux biens qui sont la propriété de Oxygis et/ou de ses fournisseurs, mais qui sont en sa possession ou sous son contrôle (à moins que cette perte ou ces dommages soient entièrement dus à un acte ou une négligence de Oxygis).

6.5  Le Client est responsable de l’utilisation spécifique qu’il fait des produits achetés et/ou des finalités pour lesquelles il utilise ces produits.

6.6  Le Client s’engage à conserver les codes d’identification qu’il a reçus (mot de passe, nom d’utilisateur, etc.) secrets et confidentiels. Toute utilisation de ces éléments d’identification s’effectuera sous la responsabilité du Client. En cas de perte, de vol ou d’utilisation frauduleuse de l’un de ces éléments, le Client devra en informer Oxygis.

6.7  Oxygis est responsable de la fourniture des Services/Produits conformément aux dispositions de l’Accord. Sauf disposition contraire dans le présent Accord, Oxygis fournit les Services/Produits pendant ses heures normales de travail.

6.8  Oxygis garantit que les Services sont exécutés en conformité avec les normes du marché applicables et par un personnel qualifié.

7. Paiement et facturation

7.1  Le prix indiqué dans l’offre est libellé en euros, sauf indication contraire. Ce prix ne comprend pas la TVA, les frais de livraison et de transport, ni les autres frais et taxes payables par le Client.

7.2  Si le coût a augmenté de plus de cinq (5) % par rapport à l’offre, si les Services/Produits sont fournis plus de trois (3) mois après la date de commande, ou si le Client change la date de livraison ou la date d’achèvement prévue, Oxygis a le droit d’augmenter les prix proportionnellement à l’augmentation du coût des matériaux, des assurances, des Services ou des salaires.

7.3  Les montants à régler en vertu du présent Accord seront facturés conformément aux modalités décrites dans l’offre.

7.4  Sauf s’il en est convenu autrement par écrit, toutes les factures émises par Oxygis sont à régler dans les trente (30) jours calendaires suivant la date de facturation. A défaut de paiement de tout ou partie d’une facture, le montant restant dû est majoré de plein droit et sans mise en demeure d’un intérêt de 12% l’an, tout mois entamé étant dû. En outre, toute facture impayée dans son intégralité à son échéance sera majorée de plein droit et sans mise en demeure d’une indemnité forfaitaire et irréductible de 15% avec un minimum de 150€ sans préjudice de tous autres frais ou indemnités. Si un Bon de Commande / PO est nécessaire pour la facturation, le client s’engage à envoyer le document relatif à celui-ci à Oxygis dans les 10 jours suivant la date de signature du contrat ou du renouvellement des licences. Dans le cas échéant Oxygis se réserve le droit d’envoyer la facture, le délai de paiement commencera à courir à partir de la date de facturation. Toute réclamation relative à une facture doit être adressée par recommandé dans un délais de 7 jours calendriers suivant la date d’émission de la facture. Dans tous les autres cas, la facture et les Services sont considérés comme irrévocablement et définitivement acceptés. Un réclamation ne peut en aucun cas justifier une suspension du paiement. En cas de non-paiement dans le délai prescrit, les dispositions de la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales s’appliqueront automatiquement et sans préavis.

7.5  En cas de non-paiement d’une facture dans le délai prescrit, Oxygis se réserve le droit de suspendre l’exécution de l’Accord jusqu’au paiement intégral ou de considérer l’Accord comme résilié. A ce moment-là, les éventuels engagements qu’Oxygis pourrait avoir vis-à-vis du client en matière de sauvegarde et conservation des données Clients cessent immédiatement. Oxygis se réserve le droit de restreindre ou bloquer l’accès à ses produits ou de récupérer ses produits livrés, sans que cela ne porte atteinte au droit d’Oxygis à indemnité pour d’éventuels dommages.

7.6  Oxygis se réserve le droit d’appliquer une compensation entre les montants que le Client lui doit et les montants que Oxygis pourrait éventuellement devoir au Client. En cas de faillite du Client, ou toute autre forme de crise, tous les montants dus par le Client deviendront immédiatement exigibles et Oxygis appliquera une compensation avec les montants dont elle est éventuellement encore redevable.

8. Confidentialité

8.1  Aucune des deux Parties ne divulguera ni n’utilisera les informations confidentielles de l’autre Partie à d’autres fins que celles pour lesquelles elle a obtenu ces informations, à moins que la divulgation ou l’utilisation soit nécessaire pour l’exécution de l’Accord.

8.2  Les informations confidentielles demeureront la propriété de la Partie qui les transmet. La communication d’informations confidentielles ne transfère ni n’accorde aucun droit de licence ou d’autre droit de propriété intellectuelle ou industrielle.

8.3  Si la Partie destinataire est obligée, par la loi, l’ordonnance d’un tribunal compétent ou par le gouvernement, de divulguer tout ou partie des informations confidentielles, elle en informera immédiatement la Partie communicante par écrit et donnera à cette dernière la possibilité d’exercer un droit de recours afin de conserver lesdites informations confidentielles. Dans tous les cas, la Partie destinataire communiquera uniquement les informations confidentielles qu’elle est légalement tenue de communiquer et elle prendra toutes les mesures possibles pour conserver lesdites informations confidentielles.

8.4  L’obligation de confidentialité demeure applicable pendant trois (3) ans après la fin de l’Accord.

9. Droits intellectuels

9.1  Tous les droits de propriété intellectuelle sur les Résultats/Produits/Services demeurent la propriété exclusive de Oxygis et/ou de ses fournisseurs. Seule une licence d’utilisation est accordée durant la période de validité des licences. Le Client ne peut revendiquer aucun intérêt ou propriété sur ces droits de propriété intellectuelle, et il n’acquiert aucun autre droit que ceux qui sont expressément mentionnés dans l’Accord.

9.2  Sauf convenu autrement par écrit, le Client ne peut utiliser les Résultats/Produits/Services qu’à ses propres fins commerciales.

10. Force majeure

10.1 Aucune Partie ne pourra être tenue pour responsable des retards ou des manquements dans la fourniture de ses Services/Produits lorsque ceux-ci résultent de faits ou de circonstances qui échappent à son contrôle, sont imprévisibles ou qu’elle ne peut éviter, telles que la guerre, des émeutes, des manifestations, le désordre civil, des opérations menées par les autorités civiles ou militaires, des embargos, des explosions, des grèves ou conflits du travail (y compris ceux dans lesquels son personnel est impliqué), des ruptures de câble, des inondations, un gel persistant, un incendie ou une tempête, limitations d’énergie ou réseaux utilitaires (entre autre électricité, internet, telecom, services hosting, etc.), virus et/ou malware et défauts ou délais dans les livraisons de sous-traitants, etc.

10.2 Lorsqu’une Partie invoque un tel cas de force majeure, elle a le droit de suspendre ou de limiter la fourniture des Services/Produits afin de protéger l’environnement opérationnel sans que l’autre Partie ait le droit de réclamer de ce fait une indemnité quelconque.

10.3 Chacune des Parties doit mettre tout en œuvre pour limiter la durée de la force majeure au strict minimum.

10.4 Si ces faits ou circonstances de force majeure se prolongent au-delà de trois (3) mois, chaque Partie peut résilier le présent Accord de plein droit, par lettre recommandée, sans qu’une indemnisation soit due. Les Services/Produits livrés sont cependant dus.

11. Responsabilité

11.1 Les obligations de Oxygis constituent une obligation de moyens. Sauf accord contraire par écrit, tous les délais d’exécution et/ou de livraison sont purement indicatifs. Le Client ne peut en aucun cas invoquer le non-respect des délais fixés pour refuser la livraison, suspendre l’Accord ou le résilier, ne pas payer les factures de Oxygis ou réclamer une indemnisation.

11.2 Oxygis est uniquement responsable des dommages contractuels et extracontractuels causés par une erreur prouvée, qui peut lui être imputée, et dans les limites définies ci- dessous:

  • Si Oxygis viole les obligations que lui impose le présent Accord, le Client mettra Oxygis en demeure par écrit, sous peine de déchéance, dans les deux (2) mois suivant la date à laquelle le dommage est survenu. La mise en demeure comprendra une description détaillée du manquement et un délai raisonnable d’au moins quinze (15) jours ouvrables pour y remédier. Si possible, Oxygis remédiera au manquement elle-même, auquel cas le Client ne pourra réclamer aucune indemnisation.

  • La responsabilité de Oxygis est limitée dans tous les cas à la réparation des dommages prévisibles, directs, personnels et certains subis par le Client, à l’exclusion de la réparation des dommages indirects et consécutifs tels que des frais supplémentaires, la perte de revenus ou de profits, la perte de clients, la perte ou la corruption de données, la perte de réputation, la perte de contrats et des dommages à des tiers.

  • Oxygis ne peut pas être tenue pour responsable du contenu des informations transmises ou stockées par le Client ou par un tiers qui utilise les Services de Oxygis.

  • Dans tous les cas dans lesquels Oxygis est tenue pour responsable, sa responsabilité est limitée au total des montants que le Client a versés à Oxygis dans le cadre du présent Accord au cours des six (6) mois précédant la cause des dommages. Ce montant ne dépassera en aucun cas un total de 100 000 € par année civile.

12. Protection des données à caractère personnel

12.1 Dans le cadre de son activité, Oxygis procède au traitement de données personnelles de ses prospects, clients et partenaires et ce, conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) 2016/679 du 27 avril 2016.

12.2 Le responsable des données personnelles du travailleur est l’Administrateur délégué de Oxygis Partners SRL.

12.3 Oxygis ne traite que les données personnelles que le Client nous confie volontairement que ce soit dans le cadre d’une demande de devis, d’une demande d’information ou d’une relation contractuelle via le formulaire de soumission en ligne, par e- mail, par téléphone, par toute autre voie digitale ou lors de rencontres physiques. Le Client enregistre le minimum de données nécessaire et uniquement dans l’optique de répondre à la demande du Client. Ces données personnelles sont conservées pendant la durée de la relation commerciale + 10 ans.

12.4 Les locaux qui contiennent les dispositifs informatiques sur lesquels se trouvent ces données sont physiquement protégés. Cette protection consiste en une gestion électronique et centralisée des entrées, un service de gardiennage, un système d’alarme et de dispositifs de protection contre les incendies. Les données sont majoritairement sauvegardées ou répliquées dans des environnements cloud réputés et paramétrés avec un niveau de sécurité elevé.

12.5 Des dispositions relatives au secret professionnel et à la protection de la vie privée sont reprises dans les contrats, conventions, règlement de travail et autres documents du Client, afin de sensibiliser nos Clients et nos collaborateurs internes et externes.

12.6 Conformément aux prescriptions du RGPD, Oxygis informe le Client par le présent article qu’il a le droit de demander le droit d’accès, d’effacement, de rectification, de limitation, d’opposition et le droit à la portabilité de ses données. Si le Client décide d’user d’un de ces droits, il peut envoyer un e-mail au responsable de traitement à l’adresse [email protected] Le Client a également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Vie Privée qui est l’autorité belge de contrôle des données personnelles.

12.7 Si les Services fournis permettent au Client de recueillir et de traiter des informations personnelles sur ses propres clients et employés ou des tiers, ces activités sont menées sous la responsabilité exclusive du Client. Le Client reconnaît agir à titre de responsable du traitement et être responsable à tout moment des données à caractère personnel. Dans ce cas, le Client est également responsable dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») et les législations nationales applicables (ensemble la « Loi Vie Privée »). Les données qui sont traitées peuvent devenir sensible à la confidentialité par le mécanisme de processing (par example addressmatching) : c’est aussi la responsabilité du Client de vérifier l’impact sur la Loi Vie Privée quand des données Oxygis (qui sont par leur essence anonymes ou anonymisées) sont combinées avec des données du Client ou des données de tiers. Le cas échéant, le Client s’engage à respecter toutes les dispositions de la Loi Vie Privée susmentionnée et à indemniser Oxygis en cas de plaintes de tiers fondées sur d’éventuelles infractions à cette loi. Oxygis de son côté s’engage à respecter les règles de la Loi Vie Privée. Le cas échéant, les parties concluront à la demande du Client un accord de sous- traitance.

13. Autres dispositions

13.1 Si une ou plusieurs dispositions de l’Accord sont contraires à la loi applicable ou nulles pour toute autre raison, le présent Accord demeure valable en ce qui concerne les autres clauses.

13.2 Le présent Accord constitue l’intégralité de l’accord conclu entre les Parties au sujet des Services de Oxygis et il a la priorité sur tous les précédents accords ou propositions, oraux ou écrits, portant sur ce sujet.

13.3 Le Client ne peut pas transférer les droits et obligations qu’il a envers Oxygis au sujet de l’exécution du présent Accord à des tiers sans le consentement préalable et écrit de Oxygis.

13.4 Oxygis se réserve le droit de confier tout ou partie de l’exécution du présent Accord à des sous-traitants.

13.5 À moins que le Client s’y oppose expressément, Oxygis peut utiliser le présent Accord à titre de référence dans ses activités commerciales.

13.6 Le non-exercice par une Partie de l’un de ses droits ne pourra en aucun cas être interprété comme une renonciation à ces droits.

13.7 Le présent Accord est régi par le droit belge, à l’exclusion de ces règles de Droit International Privé. La Convention de Vienne sur les contrats de vente ne s’applique pas. Si un litige ne peut pas être réglé à l’amiable, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont compétents.

14. Vente de produits de tiers

14.1 Les Produits de Tiers que Oxygis vend au Client et qui ne sont pas à Oxygis elle-même (y inclus les services qui sont incorporés dans les services de Oxygis) sont soumis aux conditions standard (garantie, licence, entretien,…) du distributeur. Oxygis ne fournit aucune garantie spécifique ou supplémentaire, en plus des conditions standard du distributeur. Ces conditions standard sont dès lors en tout cas applicable au Client de manière dos-à-dos et seront communiqués au Client à sa première demande.