1.1 In het kader van deze Algemene Voorwaarden worden de onderstaande termen als volgt gedefinieerd:
een type van Diensten.
gespecificeerd en door Oxygis worden uitgevoerd ter uitvoering van de Overeenkomst, met inbegrip van maar niet beperkt tot Software, Documentatie, Projecten, Studies, Rapporten, voorbereidende documenten (“Resultaten”) die voor de Klant zijn ontwikkeld. De levering van Producten door Oxygis wordt beschouwd als een Service.
aanvaarde aanbod, (ii) de tussen Oxygis en de Klant gesloten Overeenkomst, of (iii) elke andere schriftelijke overeenkomst die tussen Oxygis en de Klant wordt gesloten met betrekking tot de levering van Diensten en/of Producten. De Overeenkomst bestaat, indien van toepassing, uit de volgende documenten in afnemende volgorde van belangrijkheid: 1° de Aanbieding, 2° de Bijzondere Voorwaarden, 3° deze Algemene Voorwaarden, 4° de Bestelling, en 5° de Uitnodiging tot Aanbesteding of de Specificaties, elk met inbegrip van de eventuele bijlagen daarbij.
2.1 Deze Algemene Voorwaarden, eventueel aangevuld met Bijzondere Voorwaarden, zijn van toepassing op alle Diensten/producten, nu en in de toekomst, die door Oxygis voor de Klant worden geleverd. Zij worden geacht te zijn aanvaard door de Klant en de gebruikers. Indien de documenten van de Klant, zoals het bestek, de uitnodiging tot inschrijving, de bestelling of andere documenten, verwijzen naar andere voorwaarden, zijn deze in hun geheel niet van toepassing op de Diensten/producten. Indien het aanbestedingsrecht van toepassing is in de relatie tussen Oxygis en de Klant, zijn deze Algemene Voorwaarden, eventueel aangevuld met Bijzondere Voorwaarden, aanvullend van toepassing voor zover dit is toegestaan door het aanbestedingsrecht.
3.1 De offerte is gebaseerd op de gegevens van de aanbesteding, het bestek of enig ander document van de opdrachtgever waarin de diensten/producten worden beschreven. Deze gegevens worden geacht juist en volledig te zijn. De Klant ontslaat Oxygis van elke verplichting tot onderzoek of het verstrekken van informatie over dit onderwerp. Alle gevolgen van eventuele fouten of lacunes in de offerte, het bestek of enig ander document van de Klant zijn voor rekening van de Klant, die Oxygis ontslaat van een dergelijke verplichting.
3.2 Het aanbod blijft slechts geldig gedurende een aanvaardingsperiode van dertig (30) kalenderdagen vanaf de datum van het aanbod. Na het verstrijken van de aanvaardingstermijn is Oxygis niet meer gebonden aan enige aanvaarding van het aanbod door de Opdrachtgever. Indien Oxygis op verzoek of met instemming van de Klant begint met het leveren van de Diensten/producten voordat de Klant het aanbod accepteert, dan geldt de uitvoering van de Overeenkomst als een stilzwijgende aanvaarding van het aanbod door de Klant.
3.3 Onder voorbehoud van de stilzwijgende aanvaarding als bedoeld in artikel 3.2deze algemene voorwaarden, dient de klant het aanbod schriftelijk te aanvaarden door het plaatsen van een bestelling of het ondertekenen van het aanbod. Indien de opdracht afwijkt van de offerte, is Oxygis daaraan niet gebonden en komt de Overeenkomst niet tot stand, tenzij Oxygis de opdracht uitdrukkelijk schriftelijk accepteert.
4.1 De overeenkomst treedt in werking overeenkomstig de bepalingen van artikel 3.3hierboven.
4.2 Indien de Overeenkomst niet voorziet in een ingangsdatum voor de levering van de Diensten/producten, zal Oxygis deze datum vaststellen en de Klant hiervan schriftelijk op de hoogte stellen.
5.1 Wijzigingen van de overeenkomst die op verzoek van een van de partijen worden aangebracht, zijn slechts bindend voor de partijen indien zij schriftelijk door beide partijen zijn overeengekomen.
5.2 Meerwerk als gevolg van eventuele fouten of lacunes in de offerte, het bestek of enig ander document dat door de opdrachtgever is verstrekt, dient volledig door de opdrachtgever te worden betaald.
6.1 De Klant dient Oxygis alle benodigde ondersteuning te bieden voor een goede uitvoering van deze Overeenkomst. Deze ondersteuning omvat met name de ondersteuning die Oxygis tot haar beschikking heeft: (i) bestanden, documenten of andere informatie die relevant zijn voor de levering van de Diensten/producten bij aanvang van de dienst en die moeten voldoen aan de kwaliteitsnormen zoals beschreven in het aanbod of de specificaties van Oxygis; (ii) fysieke toegang tot het terrein van de Klant waar Oxygis de Diensten/producten moet leveren, in de permanente aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de Klant, alsmede externe (beveiligde) toegang tot cloud-omgevingen, servers, VPN’s en applicaties indien nodig voor de voorbereiding, levering, etc. (iii) ruimten voorzien van alle communicatiemiddelen (telefoon, internet, etc.); (iv) toestemming om alle handelingen uit te voeren, met alle noodzakelijke of nuttige middelen, om de verplichtingen die deze Overeenkomst aan de Klant oplegt voor te bereiden en uit te voeren zonder de Klant vooraf te hoeven raadplegen; en (v) een Contactpersoon, of een beperkt aantal van dergelijke personen, voor alle technische, administratieve en andere zaken met betrekking tot de Diensten/producten.
6.2 De Klant erkent en accepteert dat het niet verlenen van dergelijke ondersteuning, informatie of toegang tot Oxygis van invloed kan zijn op de levering van de Diensten/producten. Oxygis is niet aansprakelijk voor vertragingen in de levering of gebreken in de Diensten/producten wanneer deze te wijten zijn aan de Klant of een derde partij.
6.3 De Klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen en onderhouden, op eigen kosten, van alle licenties, registraties, vergunningen of autorisaties die nodig zijn voor de uitvoering van zijn verplichtingen in het kader van deze Overeenkomst.
6.4 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor verlies of beschadiging van eigendommen die eigendom zijn van Oxygis en/of haar leveranciers, maar die in zijn bezit of beheer zijn (tenzij dit verlies of deze beschadiging geheel te wijten is aan een handeling of nalatigheid van Oxygis).
6.5 De Klant is verantwoordelijk voor het specifieke gebruik dat hij maakt van de gekochte producten en/of de doeleinden waarvoor hij deze producten gebruikt.
6.6 De Klant verbindt zich ertoe de door hem ontvangen identificatiecodes (wachtwoord, gebruikersnaam, enz.) geheim en vertrouwelijk te houden. Elk gebruik van deze identificatie- elementen zal gebeuren onder de verantwoordelijkheid van de Klant. In geval van verlies, diefstal of frauduleus gebruik van een van deze elementen, moet de Klant Oxygis hiervan op de hoogte brengen.
6.7 Oxygis is verantwoordelijk voor de levering van de Diensten/producten in overeenstemming met de bepalingen van de Overeenkomst. Behoudens andersluidende bepalingen in deze Overeenkomst zal Oxygis de Diensten/producten leveren tijdens zijn normale werkuren.
6.8 Oxygis garandeert dat de Diensten worden uitgevoerd in overeenstemming met de geldende marktstandaarden en door gekwalificeerd personeel.
7.1 De in de offerte vermelde prijs is in euro’s, tenzij anders vermeld. Deze prijs is exclusief BTW, leverings- en transportkosten en exclusief eventuele andere kosten en belastingen die de opdrachtgever verschuldigd is.
7.2 Als de kosten met meer dan vijf (5) % zijn gestegen ten opzichte van de offerte, als de Diensten/producten meer dan drie (3) maanden na de besteldatum worden geleverd, of als de Klant de leveringsdatum of de verwachte opleveringsdatum wijzigt, heeft Oxygis het recht om de prijzen te verhogen in verhouding tot de stijging van de kosten van materialen, verzekeringen, Diensten of salarissen.
7.3 De in het kader van deze overeenkomst te betalen bedragen worden gefactureerd volgens de in het aanbod beschreven voorwaarden.
7.4 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zijn alle facturen van Oxygis betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum. Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur wordt het openstaande bedrag van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met een rente van 12% per jaar, waarbij elke begonnen maand verschuldigd is. Bovendien zal elke factuur die niet volledig betaald is op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd worden met een forfaitaire en onherleidbare schadevergoeding van 15% met een minimum van 150€, zonder afbreuk te doen aan andere kosten of schadevergoedingen. Indien een Aankooporder / PO nodig is voor de facturatie, verbindt de klant zich ertoe het desbetreffende document binnen 10 dagen na de datum van ondertekening van het contract of de verlenging van de licenties aan Oxygis toe te sturen. In een dergelijk geval behoudt Oxygis zich het recht voor om de factuur te versturen. De betalingstermijn begint te lopen vanaf de factuurdatum. Elke klacht met betrekking tot een factuur moet binnen 7 kalenderdagen na de datum van uitgifte van de factuur per aangetekende post worden verstuurd. In alle andere gevallen worden de factuur en de Diensten geacht onherroepelijk en definitief te zijn aanvaard. Een klacht kan in geen geval een opschorting van de betaling rechtvaardigen. Bij niet-betaling binnen de voorgeschreven termijn zijn de bepalingen van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties van rechtswege en zonder voorafgaande kennisgeving van toepassing.
7.5 Bij niet betaling van een factuur binnen de voorgeschreven termijn behoudt Oxygis zich het recht voor om de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden of om de Overeenkomst als beëindigd te beschouwen. Op dat moment zullen alle verplichtingen die Oxygis eventueel heeft ten opzichte van de Klant met betrekking tot het maken van back-ups en het bewaren van de gegevens van de Klant onmiddellijk worden beëindigd. Oxygis behoudt zich het recht voor de toegang tot haar producten te beperken of te blokkeren of de geleverde producten terug te halen, onverminderd het recht van Oxygis op vergoeding van eventuele schade.
7.6 Oxygis behoudt zich het recht voor om een vergoeding toe te passen tussen de bedragen die de Klant hem verschuldigd is en de bedragen die Oxygis eventueel aan de Klant verschuldigd is. In geval van faillissement van de Klant of enige andere vorm van crisis worden alle door de Klant verschuldigde bedragen onmiddellijk opeisbaar en zal Oxygis een verrekening toepassen met de bedragen die zij eventueel nog verschuldigd is.
8.1 Geen van beide partijen maakt de vertrouwelijke informatie van de andere partij bekend of gebruikt deze voor andere doeleinden dan die waarvoor zij de informatie heeft verkregen, tenzij de bekendmaking of het gebruik ervan noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
8.2 Vertrouwelijke informatie blijft eigendom van de partij die ze doorgeeft. Door de mededeling van vertrouwelijke informatie wordt geen enkele licentie of ander intellectueel of industrieel eigendomsrecht overgedragen of verleend.
8.3 Indien de ontvangende partij op grond van de wet, een bevel van de bevoegde rechter of een bevel van de overheid verplicht is om alle of een deel van de vertrouwelijke informatie bekend te maken, stelt zij de mededelende partij hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte en geeft zij deze de gelegenheid om een recht van verhaal uit te oefenen teneinde de genoemde vertrouwelijke informatie te bewaren. De ontvangende partij deelt in elk geval alleen de vertrouwelijke informatie mee die zij wettelijk verplicht is mee te delen en neemt alle mogelijke maatregelen om deze informatie vertrouwelijk te houden.
8.4 De geheimhoudingsplicht blijft van toepassing tot drie (3) jaar na het einde van de overeenkomst.
9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de resultaten/producten/diensten blijven het exclusieve eigendom van Oxygis en/of haar leveranciers. Alleen een gebruikerslicentie wordt verleend gedurende de geldigheidsduur van de licenties. Opdrachtgever kan geen aanspraak maken op enig belang of eigendomsrecht over deze intellectuele eigendomsrechten en verwerft geen andere rechten dan die welke uitdrukkelijk in de Overeenkomst zijn vermeld.
9.2 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, mag de opdrachtgever de resultaten/producten/diensten alleen voor eigen commerciële doeleinden gebruiken.
10.1 Geen enkele partij kan aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of storingen in de levering van haar diensten/producten wanneer deze het gevolg zijn van feiten of omstandigheden die buiten haar macht liggen, niet te voorzien zijn of die zij niet kan vermijden, zoals oorlog, rellen, demonstraties, burgerlijke onlusten, operaties van civiele of militaire autoriteiten, embargo’s, explosies, stakingen of arbeidsgeschillen (met inbegrip van die waarbij haar personeel betrokken is), kabelbreuken, overstromingen, aanhoudende vorst, brand of storm, beperkingen op het gebied van energie of nutsvoorzieningen (met inbegrip van elektriciteit, internet, telecom, hostingdiensten, enz.), virussen en/of malware en defecten of vertragingen bij leveringen door onderaannemers, enz.
10.2 Wanneer een Partij zich op een dergelijk geval van overmacht beroept, heeft zij het recht om de levering van Diensten/producten op te schorten of te beperken ter bescherming van de operationele omgeving, zonder dat de andere Partij het recht heeft om enige schadevergoeding te eisen.
10.3 Elke partij stelt alles in het werk om de duur van de overmacht tot het strikte minimum te beperken.
10.4 Indien deze feiten of omstandigheden van overmacht langer dan drie (3) maanden voortduren, kan elke partij deze overeenkomst van rechtswege, per aangetekende brief, beëindigen zonder dat enige vergoeding verschuldigd is. De geleverde Diensten/producten zijn echter wel verschuldigd.
11.1 De verplichtingen van Oxygis vormen een middelenverbintenis. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zijn alle uitvoerings- en/of leveringstermijnen louter indicatief. In geen geval kan de Opdrachtgever zich beroepen op het niet naleven van de gestelde termijnen om de levering te weigeren, de Overeenkomst op te schorten of te beëindigen, de facturen van Oxygis niet te betalen of schadevergoeding te eisen.
11.2 Oxygis is alleen aansprakelijk voor contractuele en buitencontractuele schade veroorzaakt door een bewezen fout, die aan haar kan worden toegeschreven, en binnen de hieronder gedefinieerde grenzen:
12.1 In het kader van haar activiteit verwerkt Oxygis de persoonsgegevens van haar prospecten, klanten en partners in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het Algemeen Reglement voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (GDPR) 2016/679 van 27 april 2016.
12.2 De persoon die verantwoordelijk is voor de persoonlijke gegevens van de werknemer is de directeur van Oxygis Partners SRL.
12.3 Oxygis verwerkt alleen de persoonsgegevens die de Klant vrijwillig aan ons toevertrouwt, hetzij in het kader van een offerteaanvraag, een informatieaanvraag of een contractuele relatie via het online offerteformulier, per e-mail, per telefoon, via andere digitale middelen of tijdens fysieke ontmoetingen. De Cliënt registreert de minimaal noodzakelijke gegevens en enkel en alleen om aan het verzoek van de Cliënt te kunnen voldoen. Deze persoonsgegevens worden bewaard voor de duur van de zakelijke relatie + 10 jaar.
12.4 Het pand met de computerapparatuur waarop deze gegevens zijn opgeslagen, is fysiek beveiligd. Deze bescherming bestaat uit een elektronisch en gecentraliseerd beheer van de ingangen, een bewakingsdienst, een alarmsysteem en brandbeveiligingsapparatuur. De gegevens worden meestal geback-upt of gerepliceerd in gerenommeerde cloud-omgevingen en met een hoog beveiligingsniveau opgezet.
12.5 Bepalingen met betrekking tot het beroepsgeheim en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn opgenomen in de contracten, overeenkomsten, arbeidsreglementen en andere documenten van de klant, om de bekendheid van onze klanten en onze interne en externe medewerkers te vergroten.
12.6 In overeenstemming met de bepalingen van de GDPR deelt Oxygis de Klant mee dat hij het recht heeft om toegang, verwijdering, rectificatie, beperking, verzet en het recht op de overdraagbaarheid van zijn gegevens te vragen. Indien de Klant besluit gebruik te maken van een van deze rechten, kan hij een e-mail sturen naar de verantwoordelijke voor de verwerking op [email protected]. De Klant heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de Belgische autoriteit voor de controle van persoonsgegevens.
12.7 Indien de geleverde Diensten de Klant in staat stellen om persoonlijke informatie over zijn eigen klanten en werknemers of derden te verzamelen en te verwerken, worden deze activiteiten uitgevoerd onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de Klant. De Klant erkent dat hij als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens optreedt en te allen tijde verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens. In dit geval is de Klant ook verantwoordelijk in het kader van het Algemeen Reglement inzake Gegevensbescherming (“GDPR”) en de toepasselijke nationale wetgeving (samen de “Privacywet”). De gegevens die worden verwerkt kunnen gevoelig worden voor vertrouwelijkheid via het verwerkingsmechanisme (bijvoorbeeld adresmatching): het is ook de verantwoordelijkheid van de Klant om de impact op de Privacywet te verifiëren wanneer Oxygis-gegevens (die naar hun aard anoniem of geanonimiseerd zijn) worden gecombineerd met gegevens van de Klant of gegevens van derden. Indien nodig verbindt de Klant zich ertoe alle bepalingen van de voornoemde Privacywet na te leven en Oxygis schadeloos te stellen in geval van klachten van derden op basis van mogelijke inbreuken op deze wet. Oxygis verplicht zich van haar kant om de regels van de Privacywet na te leven. Indien nodig zullen de partijen, op verzoek van de Klant, een onderaannemingsovereenkomst aangaan.
13.1 Indien een of meer bepalingen van de Overeenkomst in strijd zijn met het toepasselijke recht of om enige andere reden ongeldig zijn, blijft deze Overeenkomst geldig ten aanzien van de overige bepalingen.
13.2 Deze overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de partijen met betrekking tot de Oxygis-diensten en vervangt alle eerdere overeenkomsten of voorstellen, zowel mondeling als schriftelijk, met betrekking tot dit onderwerp.
13.3 De Opdrachtgever mag de rechten en verplichtingen die hij ten opzichte van Oxygis heeft met betrekking tot de uitvoering van deze Overeenkomst niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Oxygis.
13.4 Oxygis behoudt zich het recht voor om de uitvoering van deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk toe te vertrouwen aan onderaannemers.
13.5 Tenzij Opdrachtgever hiertegen uitdrukkelijk bezwaar maakt, mag Oxygis deze Overeenkomst gebruiken als referentie in haar bedrijfsactiviteiten.
13.6 Het niet uitoefenen door een partij van een van haar rechten mag in geen geval worden geïnterpreteerd als een verklaring van afstand van deze rechten.
13.7 Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht, met uitsluiting van deze regels van internationaal privaatrecht. Het Verdrag van Wenen inzake koopovereenkomsten is niet van toepassing. Indien een geschil niet in der minne kan worden geschikt, zijn alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.
14.1 Producten van derden die Oxygis aan de Klant verkoopt en die geen eigendom zijn van Oxygis zelf (inclusief diensten die in de diensten van Oxygis zijn opgenomen) zijn onderworpen aan de standaardvoorwaarden (garantie, licentie, onderhoud, etc.) van de distributeur. Oxygis biedt geen specifieke of aanvullende garantie naast de standaardvoorwaarden van de distributeur. Deze standaardvoorwaarden zijn daarom in ieder geval van toepassing op de klant op een back-to-back basis en zullen op eerste verzoek aan de klant worden gecommuniceerd.
